O DESAFIO
Presente no Paraná, Santa Catarina, São Paulo, Mato Grosso do Sul, Distrito Federal e na cidade de Goiânia, o Grupo Marista atua nas áreas da educação (da escola à universidade) e saúde (por meio de seus hospitais) e trabalha para promover um mundo melhor, mais humano e mais solidário, promovendo a vivência e a disseminação de valores humanos, cristão e Maristas.
Os times de atração e seleção de novos colaboradores do Grupo sentiu a necessidade de compreender com profundidade como a jornada de contratação acontecia, quais eram necessidades e sentimentos dos envolvidos em uma contratação e, principalmente, do futuro colaborador que, geralmente, participa de processos seletivos para se tornar um colaborador do Grupo.
O principal objetivo para a nossa Consultoria de UX Design era estudar com mais profundidade como acontecia o processo atual de contratação e assim criar a jornada ideal, trazendo soluções para as dificuldade dos envolvidos: equipes responsáveis pela contratação de novos colaboradores, candidatos e tomadores de decisão.
Nossos consultores perceberam que a missão e visão do Grupo Marista estava presente na fala de todas as pessoas entrevistadas, mas algumas etapas e processos ainda estavam impactando a experiência das pessoas.
Sendo assim, identificamos possíveis problemáticas no cenário que impediam uma jornada mais fluida:
1. A jornada
A contratação não era percebida como uma jornada unificada;
2. Etapa de Planejamento
Não estava prevista na jornada de contratação, mas era uma atividade que impactava diretamente o sucesso na admissão de novos colaboradores;
3. Fluxo padrão de aprovação do processo seletivo
Não havia um processo completamente ou plenamente definido, o que tornava a jornada mais longa, exigindo que os envolvidos cobrassem os aprovadores para que o processo seletivo iniciasse;
4. Admissão
Era uma etapa composta por uma série de procedimentos que exigia muita dedicação do novo colaborador para que acontecesse dentro do prazo;
5. Acordos Internos
Foi necessário analisar alguns acordos internos que impactavam a fluidez da jornada;
6. Processos
Havia uma dificuldade em visualizar status de processo;
7. Ferramentas e Sistema
A dificuldade na integração entre ferramentas e sistemas gerava retrabalho para as equipes envolvidas.
O PROCESSO
Diante desse desafio, a nossa consultoria de design guiou os passos seguintes dessa operação de experiência do colaborador.
Realizamos uma Consultoria UX e Design de Serviço dividida em três etapas:
1. Imersão
Tomamos conhecimento do ecossistema, percepções internas e levantamento das possíveis dores;
I. Análise do ecossistema;
II. Navegação guiada nas ferramentas do grupo;
III. Entendimento sobre a forma como as pessoas realizam suas atividades diárias para a contratação de novos colaboradores;
IV. Benchmarking de funcionalidades.
2. Pesquisa
Momento em que coletamos insumos para o mapeamento de personas, jornadas, Blueprint e oportunidades de melhorias;
I. Grupo Focal (com atores internos);
II. Entrevistas individuais com usuários da jornada de contratação (gestores que necessitam contratar colaboradores, responsáveis pelo fluxo de atração, seleção e admissão, colaboradores recém contratados e candidatos que não passaram no processo seletivo).
3. Plano de Ação e Validação
Finalizamos, criando um plano de ação com base nos artefatos criados: Blueprint, personas e recomendações priorizadas de acordo com o diagnóstico feito.
I. Organização de tudo o que foi levantado, a fim de decidir quais seriam as atividades seguintes a serem realizadas;
II. Ao todo, o processo levou 2 meses e meio e, durante todas as atividades e etapas, pudemos contar com o apoio de um núcleo de pessoas que formaram um time do Grupo Marista para compartilhar todas as informações que precisássemos.
RESULTADO MARISTA
Durante o projeto, realizamos entregas intermediárias a cada etapa e ao final, apresentamos um relatório completo com os artefatos criados para que a equipe do Grupo Marista analisasse e implementasse as mudanças necessárias, principalmente recomendações priorizadas para guiar as equipes nessas mudanças.
Converse com os nossos consultores sobre o seu desafio! Conte com uma abordagem centrada no usuário e práticas de design thinking para jornada do seu cliente.
